Entrümpeln

Im Vorfeld einer DMS-Einführung werden alle Ablauf- und Aufbaustrukturen eines Betriebes besprochen und in Frage gestellt. Dadurch werden Engstellen, überflüssige, redundante Abläufe und Mehrfachablagen identifiziert und ausgemerzt. Alleine das führt zu einer Verschlankung und Beschleunigung der Betriebsstrukturen.

Klarer Ãœberblick

Ein Vorgang wird lückenlos aufgerufen und kostenintensive Doppelbearbeitung und -entwicklungvermieden.

Zeitersparnis

Geringer Aufwand beim Suchen mit blitzschnellem Ergebnis.

Kostenvermeidung

Ein hoher Mehrwert entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit wieder aufgefunden werden müssen und so finanzielle Sanktionen vermieden werden, die erheblich sein können.

Kundenbindung

Des Weiteren ergeben sich ebenfalls Qualitätsvorteile in der Kundenbetreuung. Diese sind kaufmännisch schwer zu bewerten, da sie hauptsächlich in den Kundenbeziehungen zum Ausdruck kommen.

Finden

Zudem sinkt immens das Risiko, dass bestimmte Dokumente nicht mehr aufgefunden werden. Dieser Vorteil der Wiederauffindbarkeit gewinnt mit steigender Benutzerzahl an Bedeutung.

Stabilität

In einer Hochverfügbarkeitsumgebung, die mit technischen Mitteln einfach zu bewerkstelligen ist, wirken sich Ausfälle der Server für die Netzlaufwerke nicht auf die Produktivität aus. Zusammengefasst sprechen für die Einführung eines DMS folgende Argumente:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffs Berechtigungskonzeptes
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten
• Vermeiden von Speicherplatzkosten durch Mehrfachablage
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit
• Beschleunigen der Betriebsabläufe durch Verschlankung sowie Beseitigung von Engpässen und administrativen Flaschenhälsen.