Anwendungs- und Officeintegration

DocuPortal ist kein Add-On zu irgendeinem Programm, sondern integriert sich in Ihrem Arbeitsplatz. Dadurch durchforsten Sie Ihren Datenbestand in Windeseile. Dabei ist DocuPortal aber nicht nur auf das Windows Office-Paket beschränkt, sondern kann mit allen Systemen arbeiten, die einen „Öffnen“ und „Speichern“ Dialog besitzen. Dadurch, dass Sie unser System on- und offline nutzen können, bietet sich das Programm auch besonders für den Außeneinsatz oder für Unternehmen mit mehreren Standorten an.

Digitale Akten

Die schnelle und zentrale Verfügbarkeit von Informationen ist für einen schnellen und guten Dienst am Kunden unerlässlich. Genau diese Punkte lassen sich mit den digitalen Akten im DocuPortal einfach umsetzen. Fassen Sie alles Wissen in digitaler Form zusammen und machen es Ihren Mitarbeitern zugänglich. Dabei sparen Sie nicht nur Material und Zeit, sondern können mit dem frei konfigurierbaren Rechtemanagement auch noch festlegen, wer was sehen darf. DocuPortal ermöglicht es Ihnen sogar, auf interessante Themen quer zu verweisen. Durch die Strukturvorlagen ist ein automatisiertes Arbeiten schnell und einfach möglich.

Digitale Belegverarbeitung

Die digitale Belegverarbeitung ermöglicht Ihnen eine umfassende Informationsbearbeitung. Legen Sie nicht nur Dokumente ab, sondern jegliche ergänzende Informationen dazu. Technische Daten, Anmerkungen etc. –  All das ist mit DocuPortal problemlos möglich. Das Besondere ist, dass es Ihnen mit unserem System möglich ist, Eskalationsstufen festzulegen, damit keine Arbeiten vergessen werden. Durch die Versionierung und die Historie lässt sich jederzeit nachvollziehen, welcher Mitarbeiter was gemacht hat.

Dokumentenmanagement

Ein effizientes Dokumentenmanagement kann Ihrer Firma viel Zeit sparen. Dabei geht es vor allem um eine strukturierte Ablage Ihrer Daten. Doch damit ist es in der Regel nicht getan. Wichtig sind auch eine Kategorisierung und das Ablegen unter Schlagworten. Alles ist mit der DocuPortal ECM Suite möglich. Unser System achtet dabei auch darauf, dass keine Dubletten entstehen. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, wer was wann gemacht hat. Durch die deutlich bessere Übersichtlichkeit ist ein schnelleres Arbeiten gewährleistet. Mehr zum Thema Dokumentenmanagement

E-Mail-Archivierung

DocuPortal ermöglicht es Ihnen, E-Mails aus Outlook zu exportieren – samt Anhängen. Die Anhänge können Sie dann direkt und einfach weiterverschieben oder sofort speichern. Dadurch wird nicht nur Ihr Mailserver entlastet, sondern die E-Mails lassen sich schneller wiederfinden bzw. stehen sogar allen Mitarbeitern zur Verfügung, sofern es die Berechtigungen zulassen.

Langzeitarchivierung

DocuPortal kann Ihnen auch als Archivsystem helfen. Sie müssen Belege für die Revision aufbewahren? Gar kein Problem. Legen Sie einfach fest, wie lange die jeweiligen Dokumente aufbewahrt werden sollen und archivieren Sie diese dann ganz einfach. Benötigen Sie die Informationen wieder, ziehen Sie diese problemlos wieder in den Live-Betrieb zurück. Zusätzlich bietet DocuPortal eine interne Echtheitsprüfung, mit der Sie sicherstellen können, dass die Dokumente noch in ihrem Originalzustand sind.

Qualitätsmanagement

Viele unserer Kunden nutzen DocuPortal auch für Ihr Qualitätsmanagement. Dabei hilft Ihnen das System nicht nur, zurückliegende Arbeitsprozesse exakt nachzuvollziehen, sondern kann Ihnen auch bei anstehenden Arbeiten zur Seite stehen. Der Eskalationsprozess macht es möglich. Legen Sie einfach und unkompliziert fest, welche Arbeitsschritte zu tun sind und wer benachrichtigt werden soll, wenn genau das nicht passiert. DocuPortal legt dabei großen Wert auf die Vorgaben von ISO 9001

Suche in Unternehmensdaten

Die Suche nach den benötigten Daten ist meist ein zeitaufwändiges Übel, das sich nicht vermeiden lässt. Damit die Suche für Sie schneller funktioniert, verfügt DocuPortal nicht nur über eine Schnellsuchfunktion, sondern bietet bei den Suchbegriffen ein Textextrakt, damit auch der Kontext bei den Schreiben klar wird. Dabei ist DocuPortal aber nicht nur auf ein paar Formate beschränkt, sondern kann problemlos mehrere Hundert Formate erkennen und verarbeiten. Die Suche ist von Ihnen frei definierbar und kann dementsprechend hierarchisch durchgeführt werden. DocuPortal beschränkt sich nicht nur auf die Textinhalte, sondern sucht auch in Zusatzinformationen wie Schlagworten, Kategorien und vielem mehr.

Was steht hinter unseren Lösungen und wie sieht das Programm aus?